La cartographie des processus est la représentation graphique des différents processus de votre entreprise/institution, de l’interaction entre eux, et des liens logiques d’informations qu’ils se relaient, autrement dit ?

Autrement dit, elle est la vue graphique de l’ensemble des activités mises en place par votre organisation pour la réalisation de sa mission, et l’atteinte de ses objectifs.

Elle permet donc d’avoir une compréhension globale du fonctionnement de votre entreprise/institution. Cet article propose de vous faire découvrir les avantages qui découlent de l’établissement de la cartographie des processus de votre entreprise/institution.

Débutons par son importance dans l’efficacité de l’ensemble du personnel de votre organisation.

Cartographie des processus : un support utile pour la compréhension du cahier des charges de chaque acteur de votre entreprise

La cartographie des risques, par définition, est la modélisation effectuée des différents processus qui composent l’environnement interne de votre entreprise/institution. Elle sous-entend donc une maîtrise desdits processus.

Mais tout d’abord, connaissez-vous la signification de « processus » ?

Les processus au sein de votre entreprise

Dans une entreprise/institution, ce terme est utilisé pour désigner les actions menées par l’ensemble des membres du personnel pour réaliser la mission de l’entreprise/institution et atteindre ses objectifs spécifiques. En d’autres termes, les processus représentent ce que vous faites des ressources disponibles, comment vous le faites, et à qui vous destinez le résultat final.

Mais le plus important est le fait que les processus impliquent plusieurs métiers (postes) de votre entreprise/institution.

Par ailleurs, considéré comme un lien entre ces différents métiers, le terme processus est le système transversal mis en place pour transformer des données ou/et des matières en créant de la plus-value pour votre organisation.  

Maintenant que la notion de processus est expliquée, passons aux différents types de processus existants dans votre entreprise/institution.

Les types de processus dans votre entreprise

De manière générale, il existe 3 types de processus dans une entreprise :

Les processus de management 

Dans la pratique, le management (Chef de projet, responsable RSE, chef d’équipe, risk Manager, etc.) désigne l’installation de toutes les ressources (humaines et matérielles) dont a besoin votre entreprise pour la réalisation de sa mission. De ce fait, les processus de management participent :

• à l’élaboration d’une stratégie efficace pour votre entreprise/institution,

• à la divulgation de ladite stratégie auprès de chaque membre du personnel,

• au déploiement des objectifs au niveau des différents services de l’organisation,

• à la conduite et à la gestion de la démarche d’exécution tout en veillant à son amélioration continue.

En bref, les processus de management regroupent tous les métiers de planification, d’exécution et de pilotage des objectifs au sein de votre organisation.

Les processus de réalisation 

Ils participent à la réalisation du produit ou service de votre organisation. Son action prend effet à partir de la détection du besoin de la cible jusqu’à la satisfaction dudit client. Ces processus représentent le cœur de votre organisation, car sans leur action, il n’y a ni produit, ni service valable.

De plus, les processus de réalisation décrivent, en détails, les mesures à prendre pour respecter les exigences relatives à la sécurité sanitaire.

Comme exemple de processus faisant partie des processus de réalisation, on peut citer :

• le processus de recherche et développement,

• le processus de conception,

• le processus de fabrication,

• etc.

Les processus de support

Dans la pratique, les processus de support regroupent, entre autres, la maintenance, la métrologie, la maîtrise de la documentation et de la communication.

Ils contribuent au bon déroulement de l’exécution des objectifs en mettant les ressources nécessaires à la disposition des autres processus. Toutefois, selon le domaine d’activité de votre organisation, le processus support peut être intégré aux processus de réalisation.

Pour conclure, la cartographie des processus de votre entreprise permet aux membres du personnel de maîtriser chacun desdits processus et de connaître la place qui est la sienne dans l’exécution des objectifs.

Cela permet également à chaque acteur, impliqué dans l’exécution desdits objectifs, d’avoir une maîtrise parfaite de son cahier de charges. Il connaît ainsi toutes les actions et activités qu’il doit mener pour contribuer au but final de l’entreprise ou institution.

Maintenant que l’importance de la cartographie des processus de votre entreprise/institution auprès de votre personnel direct a été établie, passons à la 2^e raison : la représentation schématique des processus comme outil indispensable à la gestion de vos interfaces.

Représentation schématique des processus : un outil indispensable pour la gestion de vos interfaces

La cartographie des processus de votre entreprise permet la mise en place d’une interface performante. Elle devient donc un outil de communication et d’information efficace permettant à tout le personnel de véritablement s’approprier le système de fonctionnement de l’organisation.

Pour y parvenir, la cartographie des processus tient compte d’un bon nombre de points afin de faciliter l’analyse de l’interface de votre entreprise/institution. 

En pratique, cette interface est constituée des différents processus réalisés sous la forme de fiches d’identité (un processus = une fiche d’identité) intégrant diverses informations telles que :

• le responsable processus : il veille au bon déroulement du processus, de toutes les actions qui en découlent, et vérifie la qualité des éléments délivrés, 

• la finalité du processus : la mission de ce processus, son apport et sa valeur dans l’atteinte du but final de votre organisation,

• les ressources : éléments entrants qui permettent une démarche d’exécution efficiente du processus,

• les produits/services : éléments sortants qui découlent ou non de la transformation des ressources,

• les activités à exécuter : les grandes activités à mettre en place pour transformer les éléments entrants en éléments sortants,

• les fournisseurs des ressources à transformer et les clients finals ayant besoin du service ou du produit,

• la performance : l’installation des indicateurs de performances afin d’évaluer l’efficacité du processus en entier. En d’autres mots, il s’agit de permettre aux processus de management de l’assurance qualité de vérifier si et à quel point ce processus permet à l’organisation d’atteindre l’objectif visé de manière efficace.

Ces informations, combinées à une analyse approfondie des processus, permettent la mise en place d’une interface simple à comprendre pour l’ensemble du personnel de votre entreprise/institution. Mais ce n’est pas tout !

En effet, les interfaces entre les processus sont des témoins silencieux de la circulation des flux entre lesdits processus. Mais en cas de difficultés ou lorsqu’un problème apparaît entre deux processus, il est difficile à déceler, car les responsables processus sont davantage préoccupés par la gestion des processus liés à leur domaine respectif. Le problème perdure donc et agit sur la performance globale de l’organisation.

Dans un tel cas, une vue globale de la cartographie des processus permet de déterminer les points de rétention et les écarts entre processus. Elle aide ainsi le personnel à trouver des solutions pour améliorer, prévenir et faciliter l’organisation de l’interface.

Maintenant que l’action de la cartographie des processus sur l’interface de votre organisation a été développée, découvrons son rôle dans le management de votre entreprise/institution. 

Cartographie des processus : un moyen efficace pour optimiser le management de votre entreprise

La cartographie des processus de votre organisation permet à votre équipe de mettre en place un système de management transversal.

Considéré comme une démarche innovante, le management transversal implique l’instauration d’un travail collectif entre plusieurs services pour atteindre un objectif commun.

Dans la pratique, un chef de projet assure la coordination des différents services sans exercer une quelconque forme d’autorité. Voilà pourquoi la mise en place d’une cartographie rend la tâche plus facile. Comment ?

Vous voyez, avec une interface facile à comprendre et la répartition efficiente des cahiers de charges, chaque membre des différents services est informé des activités qu’il lui incombe de mener. Le chef projet vérifie donc tout simplement le bon déroulement des différentes activités ainsi que le niveau de performance des résultats obtenus.

En résumé, l’élaboration d’une cartographie des processus dans votre organisation entraîne automatiquement votre équipe à adopter le mécanisme du système de management transversal.

Mot de fin : la problématique d’une cartographie, c’est sa mise à jour. En effet, il est important de veiller à l’ajout périodique des nouvelles informations, services, et de tout autre point de changement de votre organisation. Pour le faire, vous avez la possibilité :

• de procéder par modélisation : ici, il vous suffit de faire la mise à jour de votre cartographie des processus en utilisant la démarche itérative. Définie comme une démarche par tâtonnement, la démarche itérative consiste à créer un projet puis à l’améliorer étape après étape jusqu’à atteindre le niveau de performance voulu. Pour approfondir le sujet, vous pouvez découvrir comment établir une démarche itérative,

• d’utiliser Carto-SI : ce logiciel de cartographie tient compte du volet « Mises à jour ». C’est pourquoi il met à la disposition, de votre organisation, un service web (API-REST) chargé de récolter de manière automatisée les informations. Lisez donc l’article API REST Carto-SI pour avoir un exemple pratique de la manière dont fonctionne la collecte automatisée.

Cet article tend maintenant à sa fin.

Maintenant que vous connaissez l’importance que revêt une cartographie des processus pour votre entreprise/institution, quelles actions pensez-vous poser pour la mettre en place ? Et comment envisagez-vous d’améliorer la cartographie des processus de votre organisation sur la durée ?

Par ailleurs, si vous cherchez des informations fiables sur la cartographie opérationnelle de votre système d’information, prenez connaissance de l’offre que propose l’outil de représentation Carto-SI. En outre, si après la lecture de cet article-ci, des interrogations ou des préoccupations subsistent à votre niveau, veuillez les poser dans la zone réservée ci-dessous à cet effet ! 

Et si cet article vous a été utile, merci de le partager avec vos amis chefs et directeurs d’entreprises ou d’institutions privées comme publiques. Ils vous en sauront gré ! 😊