Les erreurs fatales des appels d’offres

Pourquoi votre stratégie de cartographie SI est déjà compromise

Lancer un appel d’offres pour remplacer un outil de cartographie de votre système d’information (SI) peut sembler la solution idéale pour moderniser votre infrastructure. Pourtant, de nombreuses entreprises tombent dans des pièges courants qui compromettent leur stratégie dès le début.

Nous avons récemment été sollicités pour examiner un appel d’offres concernant la cartographie d’un SI. En analysant le document, deux éléments se sont immédiatement démarqués : l’insatisfaction vis-à-vis de l’outil actuel et la volonté de passer à une solution SaaS. Cependant, l’entreprise n’avait pas identifié la vraie problématique : elle était restée enfermée dans les limites de la modélisation, croyant que son outil était la seule cause de ses difficultés.

Le piège de la modélisation

L’erreur majeure que nous rencontrons souvent est de confondre modélisation et cartographie opérationnelle. La modélisation, via des frameworks comme TOGAF ou Zachman, aide à structurer un SI. Cependant, ces méthodologies ne sont pas conçues pour révéler les incohérences du système, ces éléments cachés qui peuvent gravement affecter la performance globale.

Dans ce contexte, la cartographie SI joue un rôle crucial. Plus qu’un simple outil de modélisation, il leur faut une solution capable de collecter les données directement auprès des sachant, souvent les opérationnels. Cette solution ne se contenterait pas de modéliser, mais permettrait aussi de cartographier les incohérences qui restent souvent invisibles avec des outils traditionnels.

L’importance de cartographier les incohérences

L’un des aspects négligés dans les appels d’offres est la capture des incohérences au sein du SI. Trop souvent, les entreprises se concentrent sur les spécifications techniques d’un nouvel outil plutôt que de poser les bonnes questions : Comment récupérer, structurer et analyser en temps réel les informations critiques du SI ?

Sans une vision claire des incohérences et des dépendances, il est impossible de garantir que le nouvel outil répondra aux besoins spécifiques de l’entreprise. Un outil de cartographie opérationnelle permet de visualiser ces incohérences et de mieux comprendre les dépendances entre les systèmes. Cela devient fondamental pour une gestion proactive du système d’information.

Erreurs fréquentes dans la rédaction des appels d’offres

Ne pas bien poser la problématique

L’erreur la plus fréquente est de mal formuler la problématique à résoudre. Les entreprises décrivent souvent des spécifications techniques sans bien comprendre les enjeux sous-jacents de leur SI. Elles cherchent un outil pour remplacer un autre, sans questionner la structure même du SI ou les nouvelles exigences de l’entreprise.

Ignorer les incohérences internes

Autre erreur fatale : ignorer que le SI est un ensemble de composants interconnectés avec des incohérences intrinsèques. Ces incohérences doivent non seulement être signalées, mais aussi être intégrées dans la cartographie. Un outil performant permet non seulement de visualiser les particularités d’un système, mais également de détecter et gérer les incohérences, assurant ainsi une vision globale et précise de l’état réel du système d’information.

Réussir son appel d’offres : Se concentrer sur les besoins du SI

Pour réussir un appel d’offres en cartographie SI, l’entreprise doit se focaliser sur les besoins réels, à savoir :

1. Identifier les incohérences : Le SI n’est jamais homogène. Il est crucial d’identifier et de représenter les incohérences pour pouvoir les gérer.
2. Mettre en avant les besoins en temps réel : Les outils choisis doivent permettre une visualisation et une analyse des données en temps réel, tout en s’adaptant aux évolutions constantes du SI.
3. Collaborer avec toutes les parties prenantes : Impliquer les différentes parties prenantes, des opérationnels aux responsables techniques, garantit que l’outil répondra aux besoins globaux de l’organisation.

L’importance d’un bon cahier des charges

Un des éléments clés pour éviter les erreurs lors d’un appel d’offres est la bonne définition d’un cahier des charges clair et structuré. Ce document est essentiel car il permet de formaliser non seulement les spécifications techniques mais aussi les objectifs fonctionnels et organisationnels du projet.

Un cahier des charges bien rédigé doit couvrir plusieurs aspects :

• Les objectifs du projet : Il est primordial de détailler ce que l’entreprise souhaite réellement accomplir avec la nouvelle solution. Par exemple, une meilleure gestion des dépendances ou l’identification des incohérences.
• Les spécifications techniques : Inclure les contraintes technologiques, les environnements techniques, et les exigences d’intégration avec les systèmes existants est crucial.
• Les spécificités du SI : Il est important de décrire les particularités du SI de l’entreprise, notamment les incohérences et les dépendances entre les différents systèmes et applications.
• Les flux critiques et les dépendances : Identifier et décrire les flux de données et les dépendances applicatives importantes pour la continuité des services.

Sans un cahier des charges précis, les entreprises risquent de se retrouver avec une solution inadaptée, incapable de répondre à leurs véritables besoins. Avec Carto-SI, vous pouvez anticiper ces erreurs en établissant dès le départ un cahier des charges qui prend en compte l’ensemble des spécificités et des incohérences de votre SI.

Conclusion

Un appel d’offres en cartographie SI ne se limite pas à choisir un outil de remplacement. Il s’agit de réévaluer toute la structure du SI, d’identifier les incohérences et de s’assurer que le nouvel outil permettra une gestion optimisée en temps réel. En évitant ces erreurs fatales et en adoptant une approche plus holistique, notamment grâce à un bon cahier des charges, vous assurez le succès de votre stratégie SI à long terme.