Le système d’information, encore connu sous le sigle SI, est l’ensemble des moyens mis en place par une entreprise ou institution pour faciliter la gestion automatisée de l’information.

La notion de SI renvoie donc à la technologie, aux mécanismes qui l’encadrent, et à la ressource humaine qui en assure la veille. En effet, de nos jours, l’évolution constante du digital vous impose d’intégrer l’utilisation d’outils technologiques au fonctionnement de votre entreprise afin de maximiser votre efficacité et productivité.

Dans la pratique, le SI a donc pour utilité de faciliter la gestion des données au sein de votre entreprise ou institution, autrement dit ? 

Autrement dit, le SIvous permet de rendre accessibles les informations que vous désirez partager avec le personnel de votre entreprise. Mais au-delà de cette utilité, à quoi sert réellement un SI ? Quelle est son importance dans le fonctionnement de votre entreprise ou institution ? Quels sont les services de votre entreprise ou institution qui sont impactés ? 

Dans cet article, vous allez découvrir comment le système d’information optimise les rendements de votre entreprise ou institution. C’est pourquoi, en premier point ci-dessous, vous trouverez le rôle central que joue le si dans l’optimisation du fonctionnement de votre entreprise ou institution :

Le système d’information : un élément central dans l’optimisation du fonctionnement de votre entreprise ou institution

Afin de comprendre à quel point le système d’information est un élément central du fonctionnement de votre entreprise ou institution, il vous faut d’abord chercher à le connaître et à comprendre comment il impacte vos différentes directions et/ou vos différents services :

Le système d’information

Le SI est un ensemble de ressources à la fois humaines, matérielles, et immatérielles dont le rôle est de collecter, stocker, traiter et distribuer l’information au sein de votre entreprise ou institution. Par exemple, le service Google Maps, qui vous permet de trouver n’importe quelle adresse, est un système d’information. 

Vous voyez, ce service :

• collecte et stocke les informations transmises par des satellites, 
• traite lesdites informations en utilisant vos recherches quotidiennes, en les combinant avec vos recherches sur Internet,
• et vous les distribue sous la forme de liens répondant à vos questions.

À l’instar de ce service, le SI regroupe toutes les informations nécessaires à votre entreprise, qu’elles soient techniques, fiscales, financières, managériales, comptables ou commerciales ! Comprenez-vous ce que cela signifie ? 

Cela signifie que le SI est le pivot qui relie les différentes directions, les différents services de votre entreprise ou institution.

De plus, pour que votre entreprise ou institution donne de bons rendements, il est nécessaire que les différents acteurs aient accès à des informations fiables. Cela veut donc dire que le SI est LE projet à mettre en place au sein de votre entreprise ou institution.

Cette réalité rend l’installation du SI sensible. C’est pourquoi, pour la représentation ou la cartographie du système d’information de votre entreprise ou institution, vous avez deux options : 

• faire accompagner votre équipe par des experts tels que les ingénieurs et consultants en SI, un responsable SIRH en matière de gestion du personnel ou des ressources humaines, ou un directeur du système d’information (DSI) ;

• choisir une cartographie par le biais des logiciels existants. 

Cependant, quelle que soit la raison de sa conception, le SI doit être construit sur la base des processus métiers de votre entreprise ou institution. Comprenez par processus métiers, l’ensemble des tâches et activités que vous avez mises en place pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise ou institution. En d’autres termes ?

En d’autres termes, le SI reproduit l’organisation que vous avez au sein de votre entreprise ou institution :

• votre secteur d’activité ;
• les tâches à accomplir ;
•  l’organigramme ;
•  les différents services au sein de votre organisation ;
•  etc.

Ces informations permettent au système d’information de répondre efficacement aux besoins propres à votre entreprise ou institution. 

Par exemple, le livre blanc, édité par les concepteurs de CARTO-SI, montre très clairement que tout SI est l’image exacte du fonctionnement de l’entreprise cartographiée. C’est d’ailleurs pour cette raison que la représentation par modélisation d’un SI est fastidieuse.

En effet, contrairement au processus simplifié et opérationnel proposé par les logiciels, la cartographie par modélisation est un processus au cours duquel vous devez d’abord définir le modèle du SI, puis en faire la mise à jour à chaque nouvelle vue construite. Lisez donc l’article cartographie opérationnelle vs modélisation pour comprendre la nuance qu’il y a entre ces deux formes de cartographie du SI.

Par ailleurs, 3 types de logiciels (ERP, progiciel métier et progiciels spécifiques) contribuent au fonctionnement du SI. En effet, ces logiciels, encore appelés applications métiers, servent à améliorer l’action du SI dans votre entreprise ou institution. C’est pourquoi, dans la pratique, ils permettent d’effectuer des tâches spécifiques au domaine d’activité de l’entreprise.

Par exemple, il existe des applications métiers pour des distributeurs de pièces automobiles, des partenaires de marques de vêtements, des professionnels du Droit ou encore pour des professionnels de la santé. 

En résumé, votre SI est :

• un ensemble de ressources :

• humaines, car sa conception et son évolution sont à la charge des hommes ;

• matérielles, car la collecte et le stockage des informations se font grâce à la logistique (ordinateurs, terminal, etc.) que vous avez mise en place ;

• et immatérielles parce que le SI en lui-même est composé de logiciels ainsi que des programmes pour le faire fonctionner ;

• représenté en suivant la ligne directrice ou la stratégie de votre entreprise/institution à divers niveaux, départements, directions ou services. Par exemple, les stratégies de fidélisation des clients ou les stratégies mises en place pour la vente devront être exactement répliquées dans le SI.

Maintenant que vous en savez plus sur le système d’information, voyons comment il impacte les différents services de votre entreprise ou institution.

L’impact du système d’information sur les services de votre entreprise

Le SI a un fort impact sur la communication et l’organisation des tâches au sein de votre entreprise ou institution. Comment ? 

Rappelez-vous, votre SI collecte, stocke, traite et diffuse l’information au sein de l’entreprise ou de l’institution. Il permet donc aux différents acteurs de votre organisation de communiquer efficacement.

En pratique, ce rôle du SI permet l’amélioration du fonctionnement interne de votre entreprise ou institution. En effet, grâce à ce système, les informations circulent de la manière la plus efficace possible au sein des différentes équipes composant votre organigramme.

En d’autres termes, chaque employé sait exactement les tâches et missions que chaque membre de l’équipe doit exécuter. Tout le personnel est donc au même niveau d’information. Par conséquent, ils travaillent tous et davantage en symbiose pour atteindre un même objectif. 

Le système d’information permet également de mettre en évidence les ratés de l’organisation interne, et de supprimer les tâches répétitives dans votre entreprise ou institution.

Par exemple, si une tâche, qui doit être exécutée par le Service Communication, se retrouve inscrite en double au Service des Ressources humaines, l’utilisation du SI vous permet de rétablir l’information correcte concernant l’exécution de la tâche. Mais ce n’est pas tout !

En exploitant les données de votre SI, vous pouvez très vite vous rendre compte que la stratégie de fidélisation de vos clients ne fonctionne pas. À l’aide des informations alors recueillies, vous pourrez aussitôt établir une nouvelle stratégie performante.

En outre, le SI améliore également la communication externe de l’organisation. En effet, les informations, enregistrées sur les partenaires externes tels que les banques ou les fournisseurs, permettent à votre équipe d’établir un plan d’action afin d’améliorer les relations de l’entreprise avec lesdits partenaires.   

Enfin, votre SI est un outil de prise de décision stratégique. Grâce aux informations collectées et transmises, vous avez une synthèse claire de chaque situation. 

Pour résumer, le SI est le véhicule mis à la disposition des différents directions et services de votre entreprise ou institution. Grâce à une bonne structuration des échanges, le SI les coordonne avec vos activités afin d’atteindre des objectifs stratégiques. 

Découvrons maintenant le rôle que joue le système d’information dans l’interaction entre les différents systèmes de votre entreprise ou institution.  

La classification méthodique de l’information : un moyen d’interagir efficacement entre les différents systèmes de votre entreprise

Le système d’information est le seul moyen qui permet aux différents systèmes de votre entreprise ou institution d’interagir pour assurer le bon fonctionnement de vos activités. Donc, avant de découvrir les fonctions d’un SI, il vous faut d’abord connaître les différents systèmes qui composent votre entreprise ou institution

Les différents systèmes de votre entreprise ou institution

En général, une entreprise ou institution est constituée des 3 systèmes suivants :

• le système de pilotage qui fixe les objectifs, prend les décisions, contrôle et pilote le système opérant. Il représente l’équipe dirigeante de votre entreprise ;

• le système opérant qui représente les différents services de votre entreprise. Il est à la base de toutes vos activités. En outre, il permet la transformation des données en informations exploitables par vos équipes ;

• le système d’information qui joue le rôle d’intermédiaire entre le système opérant et le système de pilotage. 

Maintenant que ces 3 systèmes ont été listés, il est temps de découvrir en détails le rôle du SI dans l’interaction entre les 2 premiers de la liste : le système de pilotage, et le système opérant.

Les rôles du SI dans l’interaction des différents systèmes de votre entreprise

Le principal rôle d’intermédiaire du SI est de permettre aux systèmes opérant et de pilotage d’avoir accès à des informations fiables pour faire fonctionner l’entreprise. Voilà pourquoi le SI a pour fonctions de :

• collecter les données : c’est ici que commence le voyage de l’information à travers votre entreprise ou institution. En effet, que cette information soit d’origine externe (flux de données généré par des parties externes à l’entreprise) ou interne (données recueillies à l’interne sur les approvisionnements, la production, etc.), le SI l’enregistre ; 

• stocker l’information : une fois que la donnée est collectée, le SI la conserve pour pouvoir la traiter ultérieurement ou en raison d’obligations légales. C’est la procédure que suit votre opérateur téléphonique quand vous passez des appels ou envoyez un message. Ils établissent des relevés d’appels de chaque client et les transmettent si par exemple la Justice les demande pour une raison ou une autre ;

• traiter l’information : à cette étape, le SI choisit le support idéal pour traiter l’information. De ce fait, il modifie le fond ou la forme de la donnée en lui construisant une nouvelle identité ;

• diffuser l’information : la dernière fonction du SI, c’est de transmettre l’information traitée au système impliqué (opérant ou de pilotage).

En résumé, le rôle du SI est de collecter, stocker, traiter et diffuser l’information dans le système de pilotage et le système opérant. Par ailleurs, l’information transmise au système opérant va permettre à chaque acteur de votre entreprise ou institution d’avoir connaissance des tâches qui lui incombent.

Cela dit, passons à l’avantage que constitue un système d’information dans la transmission des données exploitables par le personnel.

Le système d’information : une ressource indispensable pour la transmission des données directement exploitables par le personnel  

Le système d’information a un rôle important dans votre entreprise ou organisation. En réalité, son utilisation est indispensable pour optimiser le travail de votre personnel. Pourquoi ?

Retenez tout simplement que, quelle que soit sa provenance ou sa valeur, une donnée n’a d’importance qu’à partir de l’instant où elle est transmise au bon destinataire, sous le bon format, et au moment propice. Et c’est l’objectif principal du système d’information !!!

De plus, le SI poursuit une finalité fonctionnelle et une finalité sociale :

• la finalité fonctionnelle : l’utilisation de votre SI vous permet de gagner du temps tout en optimisant le rendement de vos effectifs. Ce résultat est possible parce que le SI met en lumière tout ce qui fait défaut dans votre plan d’action. Par conséquent, il vous permet d’améliorer votre stratégie.

En outre, lorsque le SI traite les données, il les rend accessibles au destinataire final soit en modifiant la forme ou le fond, soit en choisissant le support idéal pour la transmission. Une fois ce traitement effectué, le SI permet de diffuser l’information à qui de droit et sous le format approprié ;

• une finalité sociale : grâce à votre SI, vous avez une idée plus claire du niveau d’intégration sociale de vos employés. Cette information vous permet d’améliorer la vie sociale au sein de votre entreprise ou institution, d’y instaurer un climat social sain propice au développement du travail en équipe.

Pour résumer, le système d’information vous permet d’avoir accès à toutes les données fiables de votre entreprise afin de procéder à une organisation efficiente de vos ressources. De plus, chaque membre de votre équipe a une vue d’ensemble sur le fonctionnement de l’entreprise/institution, et sait à quel niveau il intervient pour obtenir un rendement optimum.

Voilà, cet article est terminé ! 

Vous connaissez à présent l’importance capitale que revêt un SI au sein de votre entreprise ou institution. 

Alors, si vous voulez un système d’information efficace et adapté à votre activité, prenez connaissance de l’astuce secrète pour réussir la cartographie de votre SI. 

Par ailleurs, si après la lecture de cet article, des interrogations ou des préoccupations subsistent à votre niveau, veuillez les poser dans la zone réservée ci-dessous à cet effet ! 

Et si cet article vous a été utile, merci de le partager avec vos amis chefs et directeurs d’entreprises ou d’institutions privées comme publiques. Ils vous en sauront gré ! 😊